【作業効率化の落とし穴】時間短縮ばかり考えていると大切なものを見落とす

上司に作業を効率化して残業時間を減らせって言われちゃった。給料減るのに…。

まぁ気持ちはわかるけど、プライベートの時間が増えるからいいことなんじゃないのかな。
でも、作業効率化＝時間短縮と考えていたら大切なものを見落とすよ。
今回は、作業効率化の目指すべき形を考えていくよ。

作業効率化が求められる現代

近年、「ワークライフバランス」や「働き方改革」という言葉が力を持ち始めていますよね。

実際、働き過ぎと言われている日本人の残業時間が、年々減ってきています。

引用：OpenWork「日本の残業時間 定点観測」

縦軸が残業時間ですね。
四半期ごとに調査されて、OpenWorkにて公開されています。

これを見ると、最新となる2020年7月‐9月は増加したものの、全体としては減少傾向にあります。
（感染症の影響で停滞していた経済が回復するに伴い、増えたのかなと思います）

ちなみに、業種別も公開されています。

引用：OpenWork「日本の残業時間 定点観測」

私が働く会社でも、月間・年間残業時間や深夜残業などの制限が厳しくなってきています。
会社が目をギラギラさせて見張っていると感じますね。

そんな今の時代に求められているのが「作業効率化」ではないでしょうか。
今回は、この作業効率化について考えていきたいと思います。

作業効率化＝作業時間の短縮？

作業効率化と言われて、まず最初に思いつくのが作業時間の短縮ではないでしょうか。
作業時間を短縮するために、いろんな施策を打つんですよね。

• 作業を時間で区切って管理する
• 繰り返し作業のマニュアル化
• 単純作業の自動化

など、様々なアイデアがあります。

これらは確かに作業時間は短くなります。
でも、注意しなければならないこともあります。


例えば、

• 作業を時間で区切る → 十分に仕上がっていなくても終わらせてしまう（品質の問題）
• マニュアル化 → マニュアルにあることしか出来ない／しない（柔軟性に欠ける、成長しない）
• 自動化 → イレギュラーケースでミスが発生する（考慮不足）

など。

もちろん、必ずこうなるわけではありませんが、「作業時間を短くする」ことを主目的に考えてしまうと、これらのことを見落としてしまうかもしれません。

では、作業効率化の本来の目的は何でしょうか？？

作業効率化の本来の目的は「無駄をなくす」

作業効率化においては、確かに作業時間を短くするのは目的の一つですが、本来の目的は「無駄をなくす」ことにすべきと思います。

当然、無駄をなくせば、効率化されて作業時間が短くなりますよ。

あれ？結局時間を短くしたいだけじゃん

と、思うかもしれませんが、大きく異なります。

確かに、作業時間を短くするという結果は変わりませんが、短くすることだけを考えていると、気づかずに必要なものまで削り落としてしまうかもしれません。

そのため、まずは何が大切で何が無駄なのかを整理するところから始めましょう。


そんなことにならないように普段から気をつけているとは思いますが、日々仕事に追われたりすると、「とりあえず効率化しないと！」となり、あまり考えられなくなっていくものです。

そうならないためにも、日ごろから意識・整理しておくことが大切です。

マルチタスクによる作業効率化

みなさん、マルチタスクはされますでしょうか？

マルチタスク自体は賛否両論のようですが、私はかなりマルチタスクを実践しています。

特に、謎の打ち合わせのとき。（本当に多い…）

とりあえずアサインされたような打ち合わせの時は、普通に仕事します。（通称、内職）
話を聞きながら（正確には要点だけを聞きながら）単純な仕事をします。
こうすることで、２倍仕事出来ますよね。
まぁスマホを見ながらご飯を食べるようなものですね。

なお、もちろん必要に応じて発言します。
（これをしないと、周りに不満を与えてしまうので…あえてちゃんと発言します）

これは、「無駄をなくす」という目的となるので、作業効率化としては良い手段なのかなと思います。
もちろん、重要な打ち合わせのときはマルチタスクはしませんよ。


ちなみにですが、マルチタスクが苦手な方も多いと思います。
一見、マルチタスクは便利に思われるかもしれませんが、結構中途半端にしか作業出来ないことが多いので、良し悪しがあります。
それに、自分に合ったスタイルというものもありますので、無理に実施しなくていいかなと思います。
一つのことに集中した方が効率的という意見もありますからね。

それでも習得したい方は、是非チャレンジしてみてください。
慣れれば、日常生活も効率化が出来るようになるかもしれませんよ♪

無理・無駄のない作業が効率化への道

あと、私が大切にしているのが、無理のない仕事スタイルです。

「効率化」と言われれば聞こえはいいのですが、それが自分の仕事スタイルに反していると、ストレスが溜まります。

そのため、自分に無理のない仕事スタイルかつ無駄なことを排除した作業を行うことが、効率化への道ではないでしょうか。

もちろん、新しいスタイルにチャレンジすることも大切ですが、無理をし過ぎないようにしましょう。

私は、仕事はマラソンのようなものだと思っています。
常に全力で走ると、途中で息切れして倒れちゃいますよね…。
そのため、普段は自分のペースで仕事をすることを心掛けて、ここぞという時に全力を出すようにしています。
人生も同じですね。

先輩からは「もっと早く仕事を終わらせて早く帰れるだろ」とか言われますが、今の仕事スタイルが私のスタイルなので崩すつもりはありません。
「そうですね～」ぐらいで流しています。（すみません先輩　笑）


とは言え、多くの人が、自分のペースで仕事が出来る機会や環境に無いかもしれません。

でも、例え叶わなくても「自分のスタイルを目指す」ことが大切だと思います。
だって、自分の人生じゃないですか。
自分に合った環境を目指す権利はあるし、何も悪いことをしているわけではありませんからね。
生きづらいのであれば、仕事をしている意味がありませんから。（仕事をするために生きているわけではないのです）

時には耐えることも大切ですが、自分の人生を大切にしていきましょう。

まとめ：【作業効率化の落とし穴】時間短縮ばかり考えていると大切なものを見落とす

いかがだったでしょうか？

作業効率化では、時間を短くすることだけを考えるのではなく、無駄をなくすということを意識する方が良いということを説明しました。

なお、７つの習慣では、時間ではなく、役割と目標で作業スケジュールを決めるべきとされています。
作業の優先度のつけ方に困っている方などは参考になるかもしれません。

この７つの習慣をまんがでわかりやすく解説した本を以下の記事で紹介していますので、まだ読んだことがない方は一度見てみてください。

solfisbfprj.hatenablog.com

作業効率化は、自分へのストレスとのバランスを見ながら少しずつ行っていくのが望ましいと思っています。

無理のない仕事をしていきたいですね。
今日も日進一歩。